Comunicado.
Informamos que a Carta já foi finalizada e uma cópia já foi enviada por e-mail a AABA, porém, em razão do recesso de final de ano, aguardaremos para janeiro/2011 a divulgação pela Associação dos procedimentos que serão adotados para encaminhamento final.
Agradecemos a toda comunidade arquivística, principalmente aos colaboradores e incentivadores deste processo.
A todos um feliz Natal e um Ano Novo repleto de oportunidades para transformações positivas.
Versão final enviada a AABA:---------------------------------------
CARTA ABERTA DA ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DA BAHIA – AABA AO GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA, SR. JACQUES WAGNER
Salvador, 1º de janeiro de 2011
Exmo. Governador do Estado da Bahia, Sr. Jacques Wagne
A/C: Srª Maria Tereza Navarro de Brito – Diretora do Arquivo Público da Bahia
Saudações cordiais!
A Associação dos Arquivistas da Bahia – AABA, representando a comunidade arquivística do Estado da Bahia, bem como a sociedade civil, vem respeitosamente dirigir-se ao Ilustre Governador, a fim de manifestar nossa preocupação a respeito da atual estruturação do Arquivo Público da Bahia – APB.
O Arquivo Público da Bahia foi criado em 16 de janeiro do ano de 1890 pelo então governador do Estado da Bahia Manoel Victorino Pereira. A partir de então o APB, ao longo destes cento e vinte (120) anos, passou a significar ponto de referência e guardião do patrimônio documental da Bahia.
Em maio de 1983 é promulgada a Lei Delegada Estadual nº 52, que dispõe sobre a proteção dos arquivos públicos e privados, e coloca o APB como Órgão Central do Sistema Estadual de Arquivos – SEA. A Lei Delegada em seu artigo 1º define:
Art. 1º - É dever do poder público a proteção especial aos documentos de arquivo como elementos de prova e instrumentos de pesquisa e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e tecnológico.
Já em seu artigo 3ª, estabelece a vinculação do Arquivo Público à Secretaria da Educação e Cultura do Estado da Bahia, e nos artigos seguintes a sua competência de atuação, onde entre os demais artigos citamos:
Art. 4º - São arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais no âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas, judiciárias ou legislativas, observado o disposto no art. 2º desta lei.
Parágrafo único - Os arquivos públicos são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 7º - Desde que se verifiquem as condições previstas no § 3º do artigo 5º, os arquivos intermediários, de âmbito estadual, serão recolhidos, periodicamente, ao Arquivo Público do Estado da Bahia, para fins de arquivamento permanente.
Parágrafo único - O Arquivo Público do Estado da Bahia poderá adotar o regime de descentralização administrativa para o estabelecimento de arquivos intermediários e permanentes em diferentes regiões do Estado.
Art. 14 - As atividades de administração, recolhimento, seleção, conservação e acesso aos documentos de arquivo serão integradas no Sistema Estadual de Arquivo - SEA, constituído de:
I - órgão deliberativo - Comissão Estadual de Arquivo;
II - órgão central - Arquivo Público do Estado da Bahia;
III - órgãos setoriais - órgãos da administração descentralizada;
IV - órgãos seccionais - entidades da administração centralizada.
§ 1º - O regulamento desta lei estabelecerá os objetivos do sistema, bem como as atividades das unidades que o integram.
§ 2º - As instituições privadas poderão integrar o Sistema Estadual de Arquivo.
§ 3º - Os órgãos e entidades componentes do Sistema de que trata este artigo ficam sujeitos à orientação e fiscalização técnicas do órgão central, quanto às atividades nele compreendidas, sem prejuízo da subordinação administrativa ao organismo a que estiverem vinculados.
Art. 15 - Ao Arquivo Público do Estado da Bahia, como órgão Central do Sistema, compete, entre outras atividades que lhe venham a ser conferidas:
I - exercer as funções de coordenação e integração dos arquivos;
II - supervisionar a administração dos documentos de arquivos intermediários e permanentes dos órgãos e entidades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
III - compatibilizar a política estadual de arquivos com as normas e diretrizes emanadas do Arquivo Nacional, órgão Central do Sistema Nacional de Arquivos.
Art. 16 - O Arquivo Público do Estado da Bahia e os arquivos municipais deverão dispensar proteção aos documentos públicos produzidos e acumulados por instituições públicas estaduais e municipais.
No ano de 2002 alterações drásticas marcaram a vida do APB em sua estrutura administrativa e organizacional, por força da Lei nº 8.538 de 20 de dezembro que o colocou na condição de gerência subordinada à Fundação Pedro Calmon – FPC que, por sua vez, vinculada à Secretaria de Cultura e Turismo – SECULT, situação que perdura até os dias atuais.
Com a finalidade de servir à administração, à história e facilitar o acesso à informação, além de fornecer subsídios para a preservação do patrimônio documental, garantir direitos à comunidade (certidões, atestados) e transmissão da memória cultural às gerações futuras (saberes, tradições, crenças), o APB favorece a democratização, o acesso do cidadão/pesquisador à informação e garante a comprovação de direitos, além de fornecer informações decisórias para o funcionamento das atividades governamentais.
O Arquivo Público da Bahia guarda, preserva e organiza os documentos (fotografias, impressos, manuscritos e etc.) oriundos de instituições públicas e privadas (empresas privadas e/ou personalidades) do Estado da Bahia, disponibilizando, portanto, fontes primárias para os pesquisadores configurarem e difundirem, por intermédio de estudos e pesquisas, a história e a memória brasileira e baiana, sendo a principal fonte para o estudo da história da Bahia.
Após 24 anos, o Governo do Estado publicou em 29 de dezembro de 2006 o Decreto nº 10.208 que disciplina a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual e em seu artigo 1º apresenta:
Art. 1º - A gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, deverá ser executada em conformidade com a legislação vigente, observando-se o disposto neste Decreto.
E reforça nos seguintes artigos o destaque do APB como órgão central do Sistema Estadual de Arquivo mesmo após sua mudança da vinculação administrativa, como pode ser visto nos seguintes
artigos:
Art. 7º - As atividades de Administração, recolhimento, seleção, conservação e acesso aos documentos de arquivo estão integradas no Sistema Estadual de Arquivo, instituído pela Lei Delegada Estadual nº 52, de 31 de maio de 1983.
Art. 8º - A gestão de documentos do Poder Executivo Estadual tem por finalidade sistematizar os procedimentos técnicos e operacionais relativos à produção, fluxo, ciclo de vida, classificação, organização, avaliação, acesso e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Parágrafo único – A gestão de documentos, objetivando a eficácia do gerenciamento da informação, qualquer que seja seu suporte de registro, será operacionalizada:
I – pela Secretaria da Cultura e Turismo – SCT, através da Fundação Pedro Calmon – Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia – órgão central do Sistema Estadual de Arquivo;
II – pela Secretaria da Administração – SAEB, através da Superintendência de Serviços Administrativos – SSA, órgão central do Sistema Estadual de Administração;
III – pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, órgãos setoriais e seccionais do Sistema Estadual de Administração e do Sistema Estadual de Arquivo.
Em março de 2010, é publicada a Instrução Conjunta SAEB/SECULT Nº 01 que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, quanto à gestão de documentos arquivísticos, que define, além de outras competências:
4. Compete à Secretaria de Cultura - SECULT, através da Fundação Pedro Calmon – Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia – FPC:
4.1. compatibilizar a política estadual de arquivos com as diretrizes e as normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, vinculado ao Arquivo Nacional – AN;
4.2. formular e propor a política estadual de gestão de documentos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e tecnológico;
4.3. supervisionar e integrar as unidades de guarda de documentos, os Arquivos Intermediários e Permanentes dos órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual;
4.4. constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, composta por: arquivista; servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados; historiador da área de pesquisa de que trata o acervo; profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos e profissionais atuantes no campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação;
4.4.1. a referida Comissão terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, tendo em vista a destinação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
4.5. elaborar, através da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, e disponibilizar os instrumentos básicos de gestão de documentos, relativos as atividades-meio, como a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD, constante do Anexo I desta Instrução, e o Código de Classificação de Documentos;
4.6. estabelecer diretrizes básicas e procedimentos referentes a gestão de documentos para os Arquivos Correntes e Intermediários dos órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual;
4.7. orientar a criação das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos de Arquivo;
4.8. avaliar e aprovar as tabelas de temporalidade de documentos relativas às atividades-fim, elaboradas pelos órgãos e entidades, através das respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos de Arquivo.
Em verdade, as atribuições acima apresentadas no Decreto Estadual nº 10.208 e na Instrução Conjunta Saeb/Secult nº 01 são compatíveis com o Arquivo Público, porém consideramos haver uma incompatibilidade do mesmo estar hierarquicamente instituído como uma gerência de serviços de uma Fundação subordinada a Secretaria da Cultura do Estado, pela seguinte razão:
Para exercer suas competências, principalmente no que se refere à elaboração da política de gestão de documentos do estado e a supervisão e integração da unidades de guarda de documentos, o Arquivo Público deverá estar alinhado hierarquicamente com o órgão responsável pelo planejamento estratégico e de gestão da administração do governo, que no nosso entender compete a Casa Civil do Governo.
Para ilustrar experiências bem sucedidas deste tipo de vinculação, a Associação dos Arquivistas do Rio de Janeiro fez os seguintes relatos em sua carta encaminhada ao Prefeito do Estado do Rio de Janeiro em 29 de novembro deste ano:
Experiência do Arquivo Nacional:
“A experiência de migração da instituição arquivística para a Casa Civil vem sendo experimentada com sucesso no Brasil há 8 anos, quando da mudança do Arquivo Nacional para a Casa Civil da Presidência da República. Na Casa Civil, o Arquivo Nacional cresceu, obteve mais estrutura, mais servidores, mais fôlego e fundamentalmente mais poder normativo e maior influência sobre o Poder Executivo Federal. Esta nova posição permitiu enormes avanços na gestão dos documentos públicos, o que resultou diretamente em maior eficiência administrativa e maior transparência na gestão pública, garantindo que os registros documentais, que ajudarão a escrever a história do Brasil, não sofram perdas em seu caminho até um arquivo público e seu acesso pelo cidadão. “
Experiência do Arquivo do Estado de São Paulo:
“O reposicionamento do Arquivo Público do Estado de São Paulo é um especial exemplo, pois ocorreu justamente da Secretaria da Cultura para a Casa Civil,” “...” “Hoje o Arquivo Público do Estado apresenta um perfil bastante renovado. Na Casa Civil, teve sua estrutura administrativa e suas atribuições alteradas e ampliadas, e seu quadro de servidores cresceu a dimensões inéditas. Além disso, teve início um ambicioso projeto de reforma e ampliação do edifício-sede, visando oferecer instalações plenamente adequadas para o recolhimento, guarda, preservação e difusão do acervo histórico paulista. Diante dessa nova realidade, o Arquivo Público do Estado tem hoje condições efetivas de atuar junto à administração pública, regulamentando e sistematizando os processos de protocolo e gestão arquivística de cada órgão do Poder Executivo e com isso a garantia de que serão preservados somente os documentos com valor histórico ou probatório-legal, cuidadosamente selecionados no interior de uma imensa massa de acervos pulverizados por toda a administração pública.”
Diante de todas as considerações, histórico e manifestado desejo da sociedade civil e instituições representadas neste documento, solicitamos que o Governo do Estado da Bahia realize a ideal ação de vincular o Arquivo Público da Bahia à Casa Civil, tal como o Arquivo Nacional, o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e o Arquivo Público do Estado de São Paulo.
Solicitamos ainda, como forma de cumprir o quanto definido na INSTRUÇÃO CONJUNTA SAEB/SECULT Nº 01 DE 18 DE MARÇO DE 2010 (itens 4.4 e 6.1.1.2), que seja criada na estrutura de plano de cargos e salário do Governo do Estado a função de Arquivista, de nível superior, para exercício das funções de planejamento e gestão de documentos, conforme artigo 2º do DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978 que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo.
Vale ressaltar que o cargo de arquivista existiu na estrutura do Governo do Estado até o ano de 2003 quando foi erroneamente extinto através do artigo nº 131 da Lei nº 8.889 de 01 de dezembro no qual revogou o Capitulo II, Seção II, Art. 25 da Lei nº 6.534 de 30 de dezembro de 1991 que criou o cargo para o profissional nível superior em arquivologia.
Cabe ainda destacar, que tal profissional é importante para as atividades no Estado e que os profissionais atuantes no Poder Executivo são provenientes a cargos em comissão, contratos em Regime Especial de Direito Administrativo – REDA ou mão de obra terceirizada.
Anexos:
· Decreto Nº 82.590, de 06 de novembro de 1978
· Lei Delegada Nº 55 de 01 de junho de 1983
· Resolução Nº 27, de 16 de junho de 2008
· Lei nº 8.538, de 20 de dezembro de 2002 da Bahia
· Lei Delegada Nº 52, de 31 de maio de 1983
· Instrução Conjunta SAEB/SECULT Nº 01, de 18 de março de 2010.
· Carta da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro – AAERJ à Prefeitura do Rio de Janeiro
· Decreto Estadual nº 10.208, de 29 de dezembro de 2006
· Lei nº 8.889, de 01 de dezembro de 2003
· Lei nº 6.534, de 30 de dezembro de 1991
DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978
